Hồ sơ hoàn công gồm 31 đầu mục chia làm ba phần, theo Phụ lục VII Nghị định 207/2026/NĐ-CP có hiệu lực từ 01/7/2026. Điều ít chủ đầu tư lường trước là 15 đầu mục đã hình thành xong trước khi máy móc vào công trường. Đây là bản kết toán dữ liệu của cả dự án, không phải việc giấy tờ dồn vào tháng cuối.
Hồ sơ hoàn công bao gồm 31 đầu mục, xếp thành 3 phần tại Phụ lục VII Nghị định 207/2026/NĐ-CP, hiệu lực từ 01/7/2026. Tên gọi trong văn bản pháp luật là hồ sơ hoàn thành công trình.
Trong điều 2 khoản 4 định nghĩa đó là tập hợp hồ sơ, tài liệu liên quan tới quá trình đầu tư xây dựng công trình, cần được lưu lại khi đưa công trình vào khai thác, sử dụng. Ba phần bám đúng dòng thời gian của dự án, với số đầu mục như sau:
Cách phân chia này để lộ một con số đáng chú ý. Phần I và phần II cộng lại là 15 trong 31 đầu mục, tức gần một nửa hồ sơ hoàn công được sinh ra trước khi công trường khởi động bao gồm:
Các phần nêu trên đều là các phần cần được chuẩn bị từ trước, không nên để phát sinh vào phút chót. Bản vẽ hoàn công chỉ là một trong 31 đầu mục, cụ thể là mục 2 phần III. Điều 2 khoản 3 định nghĩa đó là bản vẽ công trình hoàn thành, thể hiện vị trí, kích thước, vật liệu và thiết bị sử dụng thực tế.
Nhiều ban quản lý dự án mặc định nhà thầu chỉ cần nộp đủ bản vẽ là xem như “đã xong xuôi" tuy nhiên, bản vẽ nhà cao tầng chỉ là một mắt xích trong hồ sơ hoàn công.
Căn cứ pháp lý là thứ cần kiểm tra trước tiên. Theo nghị định 207/2026/NĐ-CP ban hành ngày 15/6/2026, thay thế Nghị định 06/2021/NĐ-CP cùng các nghị định sửa đổi trước đó.
Danh mục hồ sơ hoàn công xếp theo ba giai đoạn của dự án. Chủ đầu tư rà soát được cấu trúc tổng thể qua bảng 3 phần dưới đây:
| Phần (số đầu mục) | Nội dung | Người chịu trách nhiệm |
|---|---|---|
| I. Chuẩn bị hồ sơ hợp đồng (10) | Quyết định phê duyệt dự án; quyết định giao đất; giấy phép xây dựng; kết quả lựa chọn nhà thầu và hợp đồng | Chủ đầu tư, cơ quan nhà nước có thẩm quyền |
| II. Khảo sát, thiết kế xây dựng (5) | Báo cáo kết quả khảo sát; kết quả thẩm tra, thẩm định thiết kế; quyết định phê duyệt thiết kế kèm chỉ dẫn kỹ thuật | Nhà thầu khảo sát, nhà thầu thiết kế, đơn vị thẩm tra |
| III. Quản lý thi công xây dựng (16) | Danh mục thay đổi thiết kế; bản vẽ hoàn công; chứng nhận hợp quy vật liệu; kết quả quan trắc, thí nghiệm; biên bản nghiệm thu; quy trình bảo trì | Nhà thầu thi công, giám sát, nhà thầu cung ứng thiết bị |
Chủ đầu tư lập và lưu trữ một bộ hồ sơ hoàn thành công trình, còn các bên tham gia khác lưu trữ hồ sơ liên quan đến phần việc của mình, theo Điều 28 khoản 1 và khoản 4 Nghị định 207/2026/NĐ-CP. 
Chủ đầu tư sẽ chịu trách nhiệm về tính chính xác, trung thực của cả bộ hồ sơ, còn nhà thầu sẽ chịu trách nhiệm về các thành phần hồ sơ do chính mình lập.
Nghị định phân 3 vai trò cụ thể như sau:
3 vai trò này nối tiếp nhau chứ không chồng chéo. Khi một đầu mục bị thiếu, chủ đầu tư truy được ngay về đúng đơn vị chịu trách nhiệm thay vì đổ dồn cho ban quản lý dự án. Bảng phân công vì vậy nên chốt từ thời điểm ký hợp đồng.
Về hình thức, hồ sơ hoàn công phải lập bằng tiếng Việt, có yếu tố nước ngoài thì thỏa thuận thêm ngoại ngữ (Điều 28 khoản 2), lưu bằng bản gốc và bản sao điện tử.
Hai thông tin sau khá phổ biến, nhưng thường không có cơ sở trong nghị định. Văn bản này không ấn định số năm lưu trữ hồ sơ hoàn công, cũng không đặt thời hạn tính bằng ngày buộc nhà thầu bàn giao. Mốc duy nhất Điều 30 khoản 2 đặt ra là mốc tương đối, trước khi bàn giao công trình.
Thời hạn lưu trữ có được trích dẫn tại Điều 30 khoản 5, nhưng được áp dụng cho hồ sơ phục vụ quản lý, sử dụng công trình tại Phụ lục X, sẽ là một bộ khác.
Văn bản thông báo chấp thuận kết quả nghiệm thu của cơ quan có thẩm quyền theo khoản 4 Điều 57 Luật Xây dựng số 135/2025/QH15 chính là đầu mục thứ 14 của phần III. Văn bản này vừa là cơ sở để được chấp thuận, vừa bao gồm văn bản thông báo ở bước cuối. Vì vậy, các tài liệu phải được chuẩn bị từ trước, rồi mới hoàn tất bằng văn bản này.
Dự án nhiều tháp bàn giao lệch thời điểm không phải chờ toàn bộ công trình hoàn tất mới lập hồ sơ hoàn công.
Theo điều 28 khoản 3 Nghị định 207/2026/NĐ-CP, quy định hồ sơ được lập một lần chung cho toàn dự án nếu các công trình, hạng mục được đưa vào khai thác, sử dụng cùng một thời điểm.
Nếu chúng được đưa vào khai thác ở thời điểm khác nhau thì có thể lập hồ sơ riêng cho từng công trình, hạng mục. Đây là quyền lựa chọn của chủ đầu tư, không phải nghĩa vụ và cũng không phải thủ tục xin phép riêng.
Đối với dự án cao tầng phân kỳ bàn giao, quyền này có giá trị khi: tháp hoàn thành trước đóng được bộ hồ sơ riêng và đi tiếp tới bước đưa vào khai thác, thay vì neo theo tiến độ của các tháp còn lại.
Đổi lại, cách làm này đặt một yêu cầu ngược lên giai đoạn thiết kế. Nếu muốn tách hồ sơ theo hạng mục, ranh giới hạng mục và phần hạ tầng kỹ thuật dùng chung phải được phân định rõ từ trước.
Riêng dự án khu đô thị còn chịu thêm quy định bàn giao tại Điều 31, cần đối chiếu song song với Điều 28. Phân định sớm tới đâu thì hồ sơ hoàn công gọn tới đó.
Phần lớn hồ sơ hoàn công bị trả lại không vì đóng sai văn bản hay thiếu chữ ký, hoặc vì dữ liệu phát sinh trong thi công không khớp với hồ sơ thiết kế đã phê duyệt. Sau đây là 4 nguyên nhân phổ biến:
Sai lệch giữa dầm bê tông và ống gió không được xử lý dứt điểm từ bước thiết kế sẽ ảnh hưởng đến việc thi công, làm bản vẽ hoàn công lệch so với hồ sơ đã duyệt, cuối cùng là biên bản nghiệm thu phải ký lại.
Mỗi va chạm bị bỏ sót đều có thể khiến 3 đến 4 đầu mục “quay lại từ đầu”, cùng ảnh hưởng nghiêm trọng đến chiều cao thông thủy đã được phân tích chi tiết trong bài viết xung đột kỹ thuật và rủi ro hụt thông thủy.
Chất lượng hồ sơ hoàn công được quyết định ở giai đoạn khảo sát và thiết kế, không phải ở khâu đóng tập, bởi 15 trong 31 đầu mục đã hình thành trước khi thi công. Kết luận này rút ra từ cấu trúc Phụ lục VII, ảnh hưởng tới thời điểm chủ đầu tư nộp hồ sơ.
Một hồ sơ thiết kế được phối hợp đầy đủ giữa kiến trúc, kết cấu và MEP làm giảm số thay đổi thiết kế phát sinh trong thi công. Ít thay đổi thì bản vẽ hoàn công bám sát thực địa, các biên bản nghiệm thu không phải làm lại.
Việc can thiệp ở cuối quy trình luôn tốn thời gian và tiền bạc hơn nhiều lần so với xử lý ở đầu. Vai trò của một tổng thầu thiết kế như Song Anh luôn thể hiện rõ rệt ở việc một đầu mối chịu trách nhiệm cho kiến trúc, kết cấu, MEP và QA-QC hồ sơ thiết kế, thay vì ghép nhiều đơn vị rời rạc rồi để chủ đầu tư gánh phần khớp nối.
Điều 11 còn cho phép chủ đầu tư và các nhà thầu thỏa thuận lập hồ sơ thuộc danh mục Phụ lục VII theo pháp luật về giao dịch điện tử. Đây là quyền thỏa thuận giữa các bên, không phải nghĩa vụ bắt buộc, và chỉ phát huy giá trị khi dữ liệu phía sau đủ tin cậy.
Một mô hình dựng chi tiết tới đâu mà sai cao độ, sai tọa độ thì vẫn sinh ra bản vẽ hoàn công sai, nên kiểm soát dữ liệu công trình cao tầng là chuyện chuyên môn chứ không phải chuyện mua công cụ.
Thiết kế chuẩn xác, đồng bộ ngay từ đầu vì thế vừa giúp chủ đầu tư kiểm soát chi phí và rủi ro thi công, vừa để lại bộ hồ sơ hoàn công dùng được cho cả vòng đời vận hành.
——————————————
CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG SONG ANH (SA)
.png)
Toà nhà Gia Định - 566 Quốc Lộ 13, Phường Hiệp Bình, (Thủ Đức) TP.HCM
Hotline: 0962 860 220
.png)
Email: songanh.cm1@gmail.com
.png)
Website: sa-corp.vn
