Dự toán xây dựng không ra đời một lần rồi giữ nguyên tới ngày bàn giao. Một dự án luôn đi qua nhiều mốc chi phí, mỗi mốc bám vào mức độ hoàn thiện khác nhau của hồ sơ thiết kế, nên độ chính xác của từng con số cũng khác nhau.
Phần lớn tranh cãi trong các cuộc họp ngân sách thực ra bắt nguồn từ việc đặt hai con số thuộc hai giai đoạn cạnh nhau rồi vội vã hỏi vì sao chúng lệch.
Một dự án đầu tư xây dựng thông thường sẽ đi qua bốn con số chi phí ở bốn thời điểm khác nhau. Sơ bộ tổng mức đầu tư ra đời ở bước chuẩn bị dự án, tổng mức đầu tư hình thành khi lập Báo cáo nghiên cứu khả thi.
Con số mang đúng tên dự toán xây dựng công trình chỉ xuất hiện sau khi dự án được phê duyệt và đã có thiết kế triển khai, còn dự toán gói thầu lập ngay trước khi lựa chọn nhà thầu. Bốn con số này không thay thế nhau mà nối tiếp nhau, mỗi con số phục vụ một quyết định điều hành riêng.
Cả bốn nhóm nội dung đó được quy định trong Nghị định 206/2026/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 01/7/2026 thay thế Nghị định 10/2021/NĐ-CP.
Trình tự lập, thẩm định và phê duyệt thiết kế triển khai cùng dự toán xây dựng lại thuộc giai đoạn thực hiện dự án theo Nghị định 217/2026/NĐ-CP. Điều đó khẳng định con số mang đúng tên dự toán xây dựng công trình chỉ ra đời sau khi dự án đã được phê duyệt chính thức.
4 mốc chi phí dưới đây khác nhau ở hai điểm chủ đầu tư cần nắm trước khi phản ứng với một khoản chênh lệch, đó là hồ sơ kỹ thuật dùng để lập và thời điểm xuất hiện trong trình tự dự án:
| Mốc chi phí | Cơ sở kỹ thuật để lập | Thời điểm trong trình tự dự án |
|---|---|---|
| Sơ bộ tổng mức đầu tư xây dựng | Phương án thiết kế sơ bộ, suất vốn đầu tư, dữ liệu chi phí của công trình tương tự | Giai đoạn chuẩn bị dự án, khi lập Báo cáo nghiên cứu tiền khả thi hoặc đề xuất chủ trương đầu tư |
| Tổng mức đầu tư xây dựng | Loại thiết kế được lựa chọn khi lập Báo cáo nghiên cứu khả thi, gồm thiết kế cơ sở, thiết kế FEED hoặc thiết kế kỹ thuật | Cuối giai đoạn chuẩn bị dự án, làm cơ sở để dự án được phê duyệt |
| Dự toán xây dựng công trình | Khối lượng bóc từ thiết kế xây dựng triển khai, chỉ dẫn kỹ thuật, điều kiện và biện pháp thi công | Giai đoạn thực hiện dự án, sau khi dự án được phê duyệt |
| Dự toán gói thầu xây dựng | Khoản mục tương ứng trong hồ sơ chi phí đã duyệt, hoặc thiết kế triển khai theo phạm vi từng gói | Trước khi phê duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu cho gói đó |
Bốn dòng đối chiếu trên cho thấy chênh lệch giữa hai mốc liền kề là chuyện được dự liệu trước, bởi con số đầu tuyến dựa vào suất vốn đầu tư và dữ liệu công trình tương tự, còn con số cuối tuyến dựa vào khối lượng bóc trực tiếp từ bản vẽ.
Điều đáng lo không phải khoảng chênh lệch, mà là khoảng chênh không giải thích được bằng một thay đổi cụ thể nào của hồ sơ thiết kế. Trong bốn mốc ấy, mốc thứ ba đánh dấu lần đầu tiên con số bám vào khối lượng thực tế từ bản vẽ, nên cũng là mốc cần nhìn nhận kỹ nhất.
Dự toán xây dựng công trình được xác định trên cơ sở khối lượng tính toán từ thiết kế xây dựng triển khai sau khi dự án được phê duyệt.
Đây là lý do con số này luôn xuất hiện muộn hơn mong muốn của chủ đầu tư, và mọi nỗ lực đòi hỏi một con số chốt cứng khi chưa có bộ thiết kế chi tiết đều dẫn tới một bảng tính phải làm lại.
Đầu vào của bước này rộng hơn nhiều so với bản vẽ. Quy định về quản lý chi phí đầu tư xây dựng liệt kê thêm chỉ dẫn kỹ thuật, yêu cầu công việc phải thực hiện, kế hoạch thực hiện, điều kiện thi công và biện pháp thi công.
Có thể hình dung: một dự án cao tầng dẫu đủ bản vẽ kiến trúc và kết cấu nhưng chưa chốt biện pháp thi công phần ngầm thì vẫn chưa đủ căn cứ để khóa con số.
Tường vây, hệ giằng chống shoring và phương án hạ mực nước ngầm đều làm thay đổi khối lượng, trong khi chúng thuộc về biện pháp thi công chứ không nằm trên bản vẽ tĩnh.
Tên gọi của bước này cũng dễ gây nhầm lẫn khi tra cứu. Quy định trước đây gọi là thiết kế triển khai sau thiết kế cơ sở, còn khung hiệu lực từ ngày 01/7/2026 gọi là thiết kế xây dựng triển khai sau khi dự án được phê duyệt.
Nhiều tài liệu vẫn lưu hành theo tên cũ kèm thẩm quyền cũ, khiến chủ đầu tư dễ chuẩn bị sai thành phần hồ sơ. Mức độ tin cậy của con số dự toán vì thế phụ thuộc vào chất lượng của hồ sơ thiết kế bản vẽ thi công, chứ không nằm ở kỹ xảo lập bảng.
Cần lưu ý một nhóm dự án đi lệch khỏi lộ trình bốn bước ở trên. Với dự án chỉ yêu cầu lập Báo cáo kinh tế - kỹ thuật, tức nhóm quy mô nhỏ hoặc kỹ thuật đơn giản, tổng mức đầu tư đã tích hợp luôn phần dự toán xây dựng công trình chứ không tách thành bước riêng phía sau.
Dấu hiệu nhận biết nằm ngay ở loại hồ sơ pháp lý yêu cầu lập; nếu người quản lý đọc nhầm tiến trình, họ sẽ mất công chờ đợi một bước lập dự toán xây dựng không bao giờ tới.
Bên trong một bộ hồ sơ, công việc đi qua 6 bước nối tiếp chặt chẽ. Bước đầu là chốt phạm vi và ghi rõ những giả thiết kỹ thuật còn để ngỏ. Tiếp đó, kỹ sư bóc tách khối lượng theo bản vẽ cùng chỉ dẫn kỹ thuật, rồi áp định mức và bảng giá phù hợp với địa điểm và thời điểm xây dựng.
Ba bước cuối là tổng hợp chi phí gián tiếp, thuế, tính dự phòng phát sinh và trượt giá, rồi viết bản thuyết minh nêu đủ căn cứ. Phương pháp xác định chi phí ở các chặng này được hướng dẫn chi tiết tại Thông tư 36/2026/TT-BXD.
Chặng dễ sai sót nhất lại là chặng đầu tiên, vì phạm vi và giả thiết quyết định thứ gì được đưa vào bảng tính. Chặng này làm ẩu thì mọi phép tính phía sau dù đúng từng dòng mà kết quả cuối vẫn lệch xa thực tế.
Phần thuyết minh cũng hay bị xem nhẹ vì không sinh ra con số nào, nhưng đó mới là nơi cho người duyệt biết bộ dự toán xây dựng dựa trên mặt bằng giá nào. Nhắc tới khâu phê duyệt thì có một câu hỏi đi liền: từ giữa năm 2026, ai mới là người cầm bút ký.
Chủ đầu tư là người thẩm định, kiểm soát và phê duyệt thiết kế xây dựng triển khai sau khi dự án được phê duyệt, theo Luật Xây dựng số 135/2025/QH15 có hiệu lực từ ngày 01/7/2026. Phần dự toán đi kèm không đi qua một cửa riêng.
Nghị định về quản lý chi phí quy định dự toán xây dựng do chủ đầu tư tổ chức lập được thẩm định đồng thời với bước thiết kế đó, nghĩa là hai hồ sơ cùng lên bàn làm việc trong một lần.
Việc gộp hai nội dung vào một lần thẩm định làm thay đổi cách thức chuẩn bị hồ sơ. Bản vẽ thiết kế chưa hoàn chỉnh thì phần dự toán xây dựng cũng chưa có gì để thẩm định; do đó tách hai việc ra nộp ở hai thời điểm khác nhau chắc chắn sẽ phải quay lại làm từ đầu.
Ban quản lý dự án nên để hai đầu việc này chạy song song ngay từ lúc giao nhiệm vụ thiết kế, thay vì coi lập dự toán xây dựng là thủ tục hành chính chắp vá nối vào sau.
Đổi lại phần thẩm quyền được trao thêm, khung pháp lý mới đặt một lớp kiểm soát chặt chẽ vào đúng chỗ nhạy cảm. Công trình có ảnh hưởng lớn đến an toàn và lợi ích cộng đồng bắt buộc phải được thẩm tra thiết kế xây dựng về an toàn công trình và sự tuân thủ quy chuẩn, tiêu chuẩn áp dụng.
Một tầng kiểm tra của cơ quan nhà nước rút đi, một lớp kiểm soát do chính chủ đầu tư tổ chức thay vào, khiến việc lựa chọn đơn vị tư vấn trở thành quyết định có trọng lượng thật sự.
Đầu mối thẩm định nội bộ và hợp đồng thẩm tra độc lập vì thế nên được kiện toàn ngay từ lúc khởi động thiết kế, bởi tìm đối tác sau khi bộ dự toán xây dựng đã nằm sẵn trên bàn họp sẽ đẩy chủ đầu tư vào thế gấp gáp.
Dự toán gói thầu có hai cách lập, và chủ đầu tư chọn cách nào là tùy thuộc mức độ hoàn thiện của hồ sơ tại thời điểm phân chia gói. Cách thứ nhất là bóc tách các khoản mục tương ứng ra từ sơ bộ tổng mức đầu tư, tổng mức đầu tư hoặc dự toán xây dựng công trình đã duyệt.
Cách thứ hai là lập trực tiếp từ thiết kế triển khai theo đúng phạm vi gói thầu, với cơ cấu khoản mục xác định giống như khi lập cho cả công trình.
Cách thứ hai cho con số sát thực tế hơn vì bám thẳng vào bản vẽ của đúng phạm vi công việc đó, nhưng chỉ áp dụng được khi thiết kế đã đủ chi tiết.
Với gói cần đấu thầu sớm để bảo đảm tiến độ chung, chẳng hạn gói thi công phần ngầm tách khỏi phần thân, chủ đầu tư thường buộc phải chọn cách thứ nhất và chấp nhận biên độ dự phòng rộng hơn khi mở thầu.
Con số cuối tuyến lại mang một tên gọi khác. Giá gói thầu là giá trị được phê duyệt trong kế hoạch lựa chọn nhà thầu, bao gồm toàn bộ chi phí cần thiết để thực hiện gói, từ chi phí xây dựng, chi phí dự phòng, phí, lệ phí cho đến thuế.
Con số này không đồng nhất với dự toán gói thầu, và cũng chưa phải giá hợp đồng ký kết. Chỗ phát sinh chênh lệch nhiều nhất nằm ở ranh giới giữa các gói: phần việc giáp ranh như đấu nối cơ điện giữa gói thô và gói hoàn thiện rất dễ bị hai gói cùng tính hoặc cùng bỏ sót, và khoản hổng đó thường chỉ lộ ra khi các nhà thầu đã vào công trường.
Một bộ dự toán xây dựng đã duyệt vẫn có thể sửa đổi, nhưng cách sửa phụ thuộc vào việc gói thầu đã ký hợp đồng hay chưa. Khi chưa ký, chủ đầu tư tự tổ chức lập dự toán xây dựng điều chỉnh rồi thẩm định và phê duyệt theo quy định quản lý chi phí hiện hành.
Khi đã ký kết, giá trị điều chỉnh phải căn cứ chặt chẽ vào điều khoản hợp đồng cùng quy định pháp luật tại thời điểm điều chỉnh, nghĩa là dư địa đàm phán bị thu hẹp rõ rệt và chịu ràng buộc bởi các cam kết ban đầu.
Chi phí của việc điều chỉnh luôn tăng vọt theo từng bước dự án đi qua. Ở giai đoạn thiết kế, một thay đổi chỉ tốn công vẽ lại và cập nhật bảng tính khối lượng. Sau khi ký hợp đồng, cùng thay đổi ấy phải đi qua thương thảo phụ lục và có thể kéo theo việc giãn tiến độ.
Đến khi công trường đã thi công tới hạng mục liên quan, khoản phát sinh còn cộng thêm chi phí phá dỡ, làm lại và bù chi phí chờ việc. Can thiệp càng trễ thì cái giá phải trả càng đắt, nên thời điểm can thiệp có giá trị nhất luôn là lúc hồ sơ còn nằm trên bàn vẽ.
Vì vậy, câu hỏi đáng đặt ra khi tiếp nhận bộ dự toán xây dựng không phải là con số đã rẻ nhất chưa, mà là những giả thiết kỹ thuật nào còn có thể thay đổi và thay đổi ấy sẽ rơi vào giai đoạn nào. Bản danh mục giả thiết còn để ngỏ chính là tấm bản đồ rủi ro chi phí chân thực nhất của dự án.
Thời điểm đáng siết chặt kiểm soát nhất không phải lúc đặt bút ký duyệt cuối cùng, mà là lúc hồ sơ thiết kế triển khai được các bộ môn soát chéo lần cuối trước khi bóc khối lượng.
Mọi sai sót lọt qua thời điểm đó đều sẽ quay lại bảng chi phí ở dạng khối lượng phát sinh ngoài hiện trường, khi đơn giá đã đắt hơn nhiều lần.
Dưới đâu là 3 phần việc cụ thể giúp một bộ dự toán xây dựng đứng vững qua các bước tiếp theo:
Cả 3 việc nêu trên đều thuộc giai đoạn hồ sơ còn trên bàn thiết kế, nhằm đưa phần chưa chắc chắn ra chỗ nhìn thấy được thay vì để nó ẩn trong bảng tính.
Điều kiện tiên quyết là các bộ môn phải thực sự ngồi lại đối chất với nhau. Công tác soát chéo giữa các bộ môn hay bị hiểu nhầm là việc tự động của phần mềm.
Khi kiến trúc, kết cấu và cơ điện cùng làm việc trên mô hình phối hợp theo quy trình BIM, xung đột về vị trí lỗ mở, tuyến ống kỹ thuật và chiều cao thông thủy sẽ lộ diện trước khi đo bóc khối lượng.
Nhưng phần mềm chỉ kết xuất khối lượng từ những cấu kiện đã được dựng đúng và đủ dữ liệu; còn việc lựa chọn giải pháp kỹ thuật tối ưu và áp đơn giá phù hợp vẫn thuộc về chuyên môn của người kỹ sư.
Đây cũng là cách Song Anh triển khai các dự án cao tầng trong vai trò tổng thầu thiết kế công trình cao tầng, khi kiến trúc, kết cấu, cơ điện MEP và công tác kiểm soát hồ sơ nằm trên cùng một đầu mối điều phối, thay vì để dự toán xây dựng tách rời thành khâu hành chính cuối cùng.
>>> Tìm hiểu thêm:Lập Tổng Dự Toán Và Quản Lý Chi Phí Dự Án | Công Ty Song Anh
Nếu chủ đầu tư đang chuẩn bị bước vào khâu thiết kế triển khai cho một dự án cao tầng, thời điểm thích hợp nhất để đặt câu hỏi về con số là ngay bây giờ, khi hồ sơ còn sửa được bằng nét vẽ. Đội ngũ tư vấn thiết kế của Song Anh luôn sẵn sàng trao đổi về những giả thiết kỹ thuật còn để ngỏ trong hồ sơ của quý vị, trước khi chúng có cơ hội biến thành khoản phát sinh ngoài công trường.
——————————————
CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG SONG ANH (SA)
Toà nhà Park IX - số 08 Phan Đình Giót, Phường Tân Sơn Hoà, TP.HCM
Hotline: 0969 865 728
Email: tnc@sa-corp.vn
